Penggunaan AI dalam Pembuatan Dokumen BC

Dalam era digital yang semakin maju, Artificial Intelligence (AI) mulai merambah ke berbagai aspek bisnis, termasuk dalam domain kepabeanan. Salah satu penggunaan AI yang paling menjanjikan adalah dalam pembuatan dokumen Bea Cukai (BC), yang selama ini menjadi pekerjaan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dengan integrasi AI dan CEISA 4.0, proses pembuatan dokumen BC kini dapat diotomasi dengan tingkat akurasi yang baik.

Tantangan dalam Pembuatan Dokumen BC Secara Manual

Sebelum membahas solusi AI, mari kita pahami tantangan yang dihadapi perusahaan dalam pembuatan dokumen BC:

1. Volume Transaksi Tinggi

Perusahaan dengan aktivitas impor/ekspor tinggi bisa memproses ratusan hingga ribuan dokumen BC per bulan. Mengisi manual setiap field dalam dokumen tersebut memakan waktu yang lama, bahkan mungkin sampai berjam-jam setiap harinya.

2. Risiko Human Error

Kesalahan dalam mengisi dokumen BC dapat berakibat fatal:

• Penolakan dokumen oleh CEISA 4.0
• Delay dalam clearance barang
• Potensi audit dan denda dari DJBC
• Kerugian finansial akibat barang tertahan

Bagaimana AI Dapat Membantu?

1. Intelligent Data Extraction (OCR + CV)

Banyak dokumen pendukung masih dalam bentuk PDF atau scanned image (Invoice, Packing List, Certificate of Origin, dll). AI dapat:

Optical Character Recognition (OCR):

• Extract text dari dokumen PDF/image
• Mengenali berbagai format font dan layout
• Handle dokumen dengan kualitas rendah

Computer Vision (CV):

• Memahami struktur dokumen
• Mengidentifikasi field penting (nomor invoice, tanggal, nilai, item)
• Extract data terstruktur dari text

Contoh Use Case: Upload Commercial Invoice (PDF) → AI extract:

• Invoice Number: INV-2025-0123
• Date: January 15, 2025
• Supplier: ABC Corp, USA
• Total: USD 45,250
• Items: 50x Laptop Dell Latitude 7420

Data ini langsung bisa di-map ke dokumen BC tanpa entry manual.

2. Intelligent HS Code Classification

Salah satu bidang paling challenging dalam dokumen BC adalah HS Code (Harmonized System Code). Kesalahan dalam HS Code dapat berakibat pada:

• Perhitungan bea masuk yang salah
• Penolakan dokumen
• Permintaan data tambahan dari DJBC atau NPD

AI-powered HS Code Classifier dapat:

• Membaca deskripsi barang dalam bahasa natural
• Memprediksi HS Code

Contoh:

Input: "Laptop ASUS ROG Strix G15 Gaming, RAM 16GB, RTX 3060"
AI Output:
- HS Code: 8471.30.20 (Portable automatic data processing machines)
- Tingkat Akurasi: 98%

Manfaat Integrasi AI + CEISA 4.0:

Kecepatan:

• Waktu pembuatan dokumen berkurang 70-80%

Akurasi:

• Human error minimal
• Compliance meningkat

Efisiensi:

• Staff bisa fokus pada task yang lebih strategic
• Throughput dokumen meningkat

Dokumen Mana Saja yang Sebaiknya Menggunakan Bantuan AI?

Menurut Kausa, tidak semua dokumen BC perlu menggunakan AI. Hanya dokumen-dokumen yang pembuatan datanya bergantung pada dokumen eksternal—seperti BC 2.0 / BC 2.3, BC 2.6.2, dan BC 4.0—yang paling cocok dibantu AI.

Setiap jenis dokumen kepabeanan memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda. Berikut penjelasannya:

BC 2.0 / BC 2.3

Dokumen impor ini biasanya dibuat berdasarkan:

• Invoice
• Packing List
• Bill of Lading (BL) / Airway Bill (AWB)

Karena dokumen dari supplier umumnya berupa PDF, pengguna harus mengetik ulang detail barang satu per satu.

• Jika dokumen hanya tersedia dalam PDF dan jumlah item banyak, maka menggunakan AI akan sangat membantu mempercepat proses input.
• Namun jika supplier dapat menyediakan data dalam bentuk Excel, maka lebih efisien menggunakan Excel tersebut agar tidak ada biaya token yang terpakai.

BC 4.0

Dokumen pembelian barang dari domestik ini dibuat berdasarkan:

• Invoice
• Packing List
• Surat Jalan

Dokumen-dokumen ini juga sering diberikan dalam bentuk PDF, sehingga pengguna harus melakukan input ulang secara manual.

• Jika data tidak tersedia dalam Excel dan jumlah barang besar, maka penggunaan AI sangat direkomendasikan.
• Jika supplier bisa memberikan Excel, maka lebih efisien menggunakan Excel tersebut dan menghindari biaya token.

BC 2.6.2

Dokumen untuk mengembalikan barang yang sebelumnya keluar sementara ke TLDDP (Tempat Lain Dalam Daerah Pabean), umumnya dibuat berdasarkan:

• Invoice (non-commercial value)
• Packing List
• Surat Jalan

Sama seperti dokumen lainnya, jika dokumen pendukung hanya tersedia dalam PDF:

• Jika data tidak tersedia dalam Excel dan jumlah barang besar, maka penggunaan AI sangat direkomendasikan.
• Jika supplier bisa memberikan Excel, maka lebih efisien menggunakan Excel tersebut dan menghindari biaya token.

Memahami Token dalam Konteks AI

Ketika berbicara tentang AI, khususnya dalam pengolahan dokumen BC, penting untuk memahami konsep “token” - unit dasar yang digunakan AI untuk memproses dan memahami teks.

Apa Itu Token?

Token adalah unit terkecil dari text yang diproses oleh AI model. Token bukan selalu sama dengan kata, melainkan bisa berupa:

• Satu kata utuh (contoh: “dokumen” = 1 token)
• Bagian dari kata (contoh: “kepabeanan” bisa jadi 2-3 token: “kepabe” + “anan”)
• Karakter spesial atau tanda baca (contoh: ”,” atau ”.” = 1 token)
• Angka (contoh: “12345” bisa jadi 1-2 token)

Sebagai gambaran umum: 100 token ≈ 75 kata dalam bahasa Indonesia.

Tantangan dan Pertimbangan

Meskipun AI sangat powerful, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Kualitas Data

• Output dari AI di tahap ini masih memerlukan campur tangan manusia untuk melakukan peninjauan lebih lanjut
• AI hanya sebaik data yang diberikan. Pastikan PDF yang diupload dapat dibaca setidaknya oleh manusia

2. Biaya

Implementasi AI memerlukan:

• Kalkulasi token yang matang dan perlu dipastikan bahwa token yang digunakan jika ditotal tidak lebih mahal bila dibandingkan dengan biaya tenaga kerja
• Biaya development

3. Apa yang dijanjikan tidak seindah implementasinya

Studi dari MIT terbaru September 2025 mengatakan bahwa 95% Implementasi AI tidak berjalan seperti yang dijanjikan. Hal ini dikarenakan berbagai macam faktor, salah satunya faktornya adalah tim sales dan marketing sering kali melakukan overclaiming, tanpa benar - benar melakukan fase percobaan dengan Klien menggunakan data production yang sebenarnya digunakan sehari - hari
Referensi
MIT report that 95% of Enterprise AI Investments Fail to Deliver

Kesimpulan

Penggunaan AI dalam pembuatan dokumen BC adalah evolusi yang tidak terelakan dalam dunia kepabeanan. Dengan integrasi yang cakap dengan CEISA 4.0, perusahaan dapat:

✅ Meningkatkan efisiensi hingga 70-80% ✅ Mengurangi error hingga 60% ✅ Menghemat cost operasional ✅ Fokus staff pada value-added tasks

Key Takeaways:

1. AI dapat mengotomasi sebagian proses pembuatan dokumen BC
2. Integrasi dengan CEISA 4.0 memungkinkan end-to-end automation
3. Start small, learn, iterate, scale
4. Supervisi manusia tetap penting untuk dilakukan

Bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif di era digital, investasi dalam AI untuk automasi dokumen BC bukan lagi pilihan, tetapi keharusan.

Siap Mengimplementasikan AI untuk Dokumen BC Anda?

PT. Kausa Teknologi Indonesia memiliki expertise dalam mengembangkan AI-powered document processing system yang terintegrasi dengan CEISA 4.0.

Solusi Kami:

• AI Document Automation - Automated filling dan submission dokumen BC ke CEISA 4.0

Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis dan demo sistem!

Konsultasi AI untuk Dokumen BC →

Email: support@kausa.tech Phone: +62 817-7675-2872

Transform your customs document process with AI today!